해외 임상 스크리닝 탈락 비용: 예산 가정부터 인보이스 검증까지
해외 임상의 스크리닝 탈락 비용은 정해진 단가가 아니라 계약 구조와 증빙이 정한다. 치료영역별 탈락률로 예산 가정을 세우고, CTA의 세 가지 과금 방식을 비교하고, 인보이스를 EDC 기록과 대사하는 방법을 정리한다.
결론: 탈락 비용은 단가 조회가 아니라 계약 구조와 증빙의 문제
한국 바이오텍이 미국이나 유럽에서 다기관 2상 임상시험을 운영하다 보면, 월별 사이트 인보이스에 스크리닝 탈락(Screen Failure) 항목이 예산 가정보다 많이 잡혀 들어오는 달이 생긴다. 등록 속도는 계획보다 느린데 탈락 청구가 쌓이면 임상운영팀과 재무팀은 "탈락 1건당 표준 단가가 얼마인가", "이 청구를 그대로 승인해도 되는가"를 묻게 된다. 결론부터 말하면, 스크리닝 탈락 비용은 외부 요율표에서 찾아 인용할 수 있는 고정 단가가 아니다.
탈락 비용은 임상시험계약(Clinical Trial Agreement, 이하 CTA)과 그 예산 별첨이 정한 과금 구조, 그리고 스폰서가 지급 전에 수행하는 증빙 대사(Reconciliation)가 함께 만들어내는 계약상 결과다. 연구행정 해설 자료를 공개하는 CASRAI는 흔한 구조를 세 가지로 정리한다. 첫째, 탈락 시점까지 실제로 수행한 절차를 등록 환자와 같은 방문별 단가표로 항목별 청구하는 방식, 둘째, 통상적인 스크리닝 비용을 근사하도록 상한을 둔 정액(플랫) 수수료 방식, 셋째, 예상 탈락률을 등록 환자당 단가에 녹여 넣어 별도 탈락 수수료를 두지 않는 방식이다. CASRAI는 세 번째 방식이 실제 탈락률이 스폰서의 가정과 맞을 때만 손익이 맞는다고 경고하고, 탈락 비용 보전 범위를 예산에서 가장 자주 협상되는 항목 중 하나로 꼽는다.
CASRAI의 예시 예산 가이드(실제 시험이 아닌 합성 예시)는 사이트 예산을 ① 일회성 시작 비용, ② 환자당·방문당 비용, ③ 그 위에 가산되는 기관 간접비의 층으로 설명하고, 사이트 총예산을 대략 [시작 비용 + (환자당 비용 × 예상 등록 수) + (탈락 수수료 × 예상 탈락 수) + 연구 전반의 패스스루 비용]에 간접비를 적용한 값으로 제시한다. 같은 가이드는 첫 초안에서 가장 자주 과소계상되는 두 숫자로 예상 스크리닝 탈락률과 예정 외·안전성 방문을 꼽는다. 둘 다 초기 견적에서 빠뜨리기 쉽고, 실제 등록 데이터가 들어오기 시작하면 협상 마찰로 돌아온다는 설명이다.
따라서 한국 스폰서가 해외 사이트 인보이스를 통제하는 순서는 세 단계다. 첫째, 예산 단계에서 치료영역별 근거를 붙여 탈락률 가정을 명시한다. 둘째, CTA 협상에서 과금 구조와 과금 트리거를 조항 문장으로 확정한다. 셋째, 월별 인보이스를 EDC(전자 증례기록 시스템)와 CTMS(임상시험 관리 시스템) 기록에 라인 단위로 대조한다. 이 연결이 없으면 과다 청구를 걸러내기 어렵고, 탈락률이 가정을 넘었을 때 CRO의 변경견적(Change Order)에 근거 없이 대응하게 된다.
가정: 예산에 넣을 탈락률은 어느 숫자인가
CASRAI가 지적하듯 탈락률은 적응증과 적격성 기준의 엄격도에 따라 크게 달라진다. 공개된 숫자는 많지 않고 연구마다 대상·기간·정의가 다르므로, 예산에 쓰기 전에 각 숫자가 무엇을 측정했는지부터 확인해야 한다.
널리 인용되는 벤치마크는 터프츠대 신약개발연구센터(Tufts CSDD)의 연구다. 켄 게츠(Ken Getz)가 Applied Clinical Trials 칼럼(2019년 12월)에 소개한 결과에 따르면, 20개 제약사가 2016~2019년에 완료한 글로벌 2·3상 76건(연구기관 7,085곳)의 전체 평균 스크리닝 탈락률은 36.3%로 2012년 조사의 34.7%보다 높아졌다. 이 데이터는 희귀질환이 아닌 일반 질환 시험을 대상으로 한 것이다. 중추신경계(CNS)·신경과학 시험의 평균 탈락률은 2012년 29.5%에서 57%로 올랐고, 종양학 시험의 평균 탈락률은 2012년보다 21.3% 상승했다(칼럼은 종양학의 절대 수치를 제시하지 않는다). 희귀질환 수치는 별도의 Tufts CSDD 연구 결과로, 스크리닝 대상자의 81%가 부적격이었고 56%가 무작위배정되지 못했다. 원데이터는 공개되지 않았고 업계지 칼럼을 통한 간접 인용이며 2016~2019년 시험 기반이라는 점을 예산 근거에 함께 적어 두어야 한다.
| 구분 | 출처·대상 | 보고된 탈락률 | 등록 1명당 예상 탈락 수(계산) | 쓸 때 주의할 점 |
|---|---|---|---|---|
| 비희귀질환 2·3상 전체 평균 | Tufts CSDD: 20개사, 2016~2019년 완료 글로벌 시험 76건, 연구기관 7,085곳 | 36.3% | 약 0.57명 | 치료영역을 섞은 평균이다. 개별 시험 추정의 출발점으로만 쓴다. |
| CNS·신경과학 | 위와 같은 Tufts CSDD 데이터 | 57% | 약 1.33명 | 2012년 29.5%에서 크게 올랐다. 같은 영역이라도 프로토콜에 따라 편차가 크다. |
| 희귀질환 | 별도의 Tufts CSDD 희귀질환 연구 | 스크리닝 대상의 81% 부적격, 56% 무작위배정 실패 | 환산하지 않음 | 두 지표의 정의가 달라 하나의 탈락률로 바꾸지 않는다. |
| 진행성 비뇨기암 | Wong 등: 1999~2016년 2·3상 50건 문헌 검토 | 전립선 3상 평균 26%(12~45%), 신장 3상 25%(21~29%), 방광 2·3상 19%(4~28%) | 약 0.23~0.35명 | 50건 중 24건만 탈락률을 공개했다. |
| 고형암 초기임상(1상, 1/2상) | Korakis 등: 프랑스 3개 암센터, 2020~2022년 탈락 환자 202명 | 기관별 21.4~26.4% | 약 0.27~0.36명 | 바이오마커 부재로 인한 탈락은 분석에서 제외됐다. |
표의 네 번째 열은 탈락률을 스크리닝 인원 대비 탈락 비율(r)로 보고, 등록 1명당 예상 탈락 수를 r ÷ (1 − r)로 환산한 값이다. 예를 들어 등록 목표가 40명인 시험에서 탈락률을 36.3%로 가정하면 예상 탈락 수는 40 × 0.57 ≈ 23명이고, 57%로 가정하면 약 53명이다. 가정한 탈락률이 20%포인트 남짓 차이 나도 탈락 건수는 두 배 이상 벌어진다. 예산 별첨에는 숫자 하나만 적지 말고 가정한 탈락률, 출처, 환산식을 함께 남겨야 나중에 실제 카운트와 비교할 수 있다.
웡(Wong) 등이 Clinical Genitourinary Cancer에 발표한 문헌 검토는 1999~2016년에 수행된 진행성 비뇨기암 2·3상 시험 50건을 살폈다. 탈락률을 공표한 시험은 48%(24건)에 그쳤고, 암종별 공개 비율은 전립선 68%, 신장 33%, 방광 58%였다. 공개된 시험의 탈락률은 대략 20~30%였고, 주된 사유는 적격성 미충족이었으며 신장암과 방광암에서는 환자 거부도 주요 사유였다. 저자들은 탈락이 데이터에 기여하지 못한 채 상당한 비용을 발생시킨다고 지적하면서, 탈락의 정의·산출 방법·보고 방식을 표준화해야 한다고 결론지었다. 절반이 넘는 시험이 수치를 공개하지 않았으므로 이 범위가 비공개 시험까지 대표한다고 보기는 어렵다.
유럽종양학회 학술지 ESMO Open에 2025년 실린 코라키스(Korakis) 등의 연구는 프랑스 3개 종합암센터(Gustave Roussy, Oncopole Claudius Regaud, Centre Léon Bérard)에서 2020년 1월부터 2022년 1월 사이 초기임상(1상, 1/2상)에 동의했으나 등록하지 못한 고형암 환자 202명을 후향적으로 분석했다. 기관별 탈락률은 21.7%, 21.4%, 26.4%였다. 사유는 영상 소견 29.2%(새로 발견된 뇌전이가 가장 많았다), 혈액·생화학 검사 23.8%, 임상적 사유 22.3%, 전신수행능력(ECOG) 악화 11.9%, 행정적 사유 10.9% 순이었고, 연구진은 행정적 사유를 스폰서 사정(등록 중단)이나 환자 사정(동의 철회)으로 분류했다. 바이오마커 부재로 인한 탈락은 분석 대상에서 빠졌으므로, 바이오마커 선별 단계가 있는 시험에 이 범위를 그대로 적용해서는 안 된다. 탈락 환자의 6개월 전체생존율은 47.5%였고, 저자들은 현행 적격성 기준의 타당성에 의문을 제기하면서 뇌 영상과 검사 결과를 갖춰 환자를 의뢰하면 탈락을 줄이는 데 도움이 될 수 있다고 제안했다.
이 연구가 보여주듯 탈락 중 일부는 사이트가 통제할 수 없는 스폰서 사정에서 나온다. 등록 중단 같은 스폰서 사정으로 생긴 탈락을 정액 수수료의 비율 한도에 넣을지, 수행 항목 실비로 따로 보전할지를 CTA에서 미리 정해 두면 정산 때 다툼이 줄어든다. 근거들이 주는 교훈은 단순하다. 단일 숫자를 정답으로 두지 말고 해당 치료영역 문헌의 범위로 기본 시나리오와 스트레스 시나리오를 나눠 모델링한다. Advarra도 표준화된 탈락 데이터는 찾기 어렵고 연구 유형별 결과가 거의 공개되지 않는다며, 비뇨기암 약 20~30%와 알츠하이머 시험 70~80%를 대비시킨다(원 연구 링크는 제시하지 않았다). 그리고 사이트의 과거 시험 기록과 유사 시험 경험을 근거로 예상 탈락률을 스폰서와 미리 맞추라고 권한다. 탈락률 자체를 낮추는 프로토콜 설계는 FDA 암 임상시험 참여자격 가이던스 분석에서 다룬 적격성 기준 완화 논의와 함께 검토해야 한다.
계약: CTA가 탈락 비용을 정의하는 세 가지 방식
예산 가정이 정해졌다면, 그 가정을 실제 지급으로 바꾸는 규칙은 CTA 본문과 예산 별첨에 들어간다. CASRAI의 예산 협상 가이드는 사이트와 스폰서·CRO가 예산을 두고 다투는 네 가지 쟁점으로 환자당 단가가 프로토콜 요구와 맞는지, 등록과 무관하게 지급할 시작 비용, 탈락 비용 보전 범위, 지급 시기를 든다. 아래 표는 그중 탈락 비용 구조 세 가지를 스폰서 검증 관점에서 비교한 것이다. 조항 문구는 구조를 설명하기 위한 가상 예시이며, 금액 자리는 비워 두었다.
| 과금 구조 | 조항 문구 예시(가상) | 지급 전 요구할 증빙 | 스폰서 관점의 위험 | 검토 포인트 |
|---|---|---|---|---|
| 1. 수행 항목 실비 청구 | "Screen failures will be reimbursed for protocol-required procedures actually performed before the failure, at the per-procedure rates in the Budget Exhibit." | 서명된 동의서, EDC 스크리닝 방문 기록, 수행된 각 검사의 결과지, 적격성 판정 기록 | 영상·특수 검사·유전자 검사 같은 고가 절차가 스크리닝 초반에 있는 프로토콜일수록 탈락 1건당 금액이 커진다. | CASRAI는 이런 프로토콜에서 정액 수수료가 사이트 비용을 충분히 보전하지 못할 수 있다고 본다. 사이트가 이 구조를 요구할 가능성이 높으므로 검사 순서와 단가표를 함께 검토한다. |
| 2. 상한을 둔 정액 수수료 | "Sponsor will pay a flat fee of [amount] per documented screen failure." 필요하면 "up to [ratio] screen failures per randomized subject without prior written approval" 같은 비율 한도를 덧붙인다. | 서명된 동의서, EDC 스크리닝 기록과 탈락 사유, 스크리닝 로그 | 관리가 단순하고 예측 가능하지만 실제 스크리닝 비용과 어긋날 수 있다. Advarra는 스폰서가 사이트의 수수료 목적 과다 스크리닝을 의심하게 되는 상황을 경계한다. | 비율 한도나 사전 승인 조건은 CASRAI가 정리한 기본 구조가 아니라 스폰서가 협상으로 넣을 수 있는 통제 장치다. 스폰서 사정으로 생긴 탈락을 한도에 포함할지도 정한다. |
| 3. 환자당 단가 내재화 | "The per-randomized-subject fee includes all screening activity; no separate screen failure fees will be invoiced." | 무작위배정 완료 증빙과 해당 방문의 EDC 기록 | 탈락 라인을 대사할 필요는 줄지만, 실제 탈락률이 가정보다 높으면 사이트가 손해를 보고 낮으면 스폰서가 초과 지급한다. | CASRAI는 이 구조가 실제 탈락률이 가정과 같을 때만 손익이 맞는다고 본다. 가정한 탈락률을 별첨에 적어 두어야 재협상 근거가 생긴다. |
Advarra는 탈락률이 20%보다 80%에 가까운 시험이라면 이를 스폰서에게 미리 알려야 한다고 사이트에 조언한다. 그렇지 않으면 스폰서가 사이트가 추가 탈락 수수료를 받으려고 부적격 지원자를 들이는지 의심하게 되고, 그런 불신이 이후 협업을 해친다는 것이다. 스폰서 입장에서 이 조언은 거꾸로 읽힌다. 예상 탈락률을 계약 전에 사이트와 합의해 두고, 합의를 넘는 탈락 청구가 들어오면 의심부터 하기보다 사유 분포와 증빙을 먼저 확인하는 근거로 쓴다.
탈락 수수료가 다른 비용과 섞이지 않게 분리하는 일도 중요하다. ACRP 학회지 Clinical Researcher에 실린 2019년 3월 글은 청구 항목의 평균 30%가 IRB 제출, 광고처럼 환자 방문과 무관한 과업 수수료라고 소개한다. 메릴랜드대학교 볼티모어(UMB) 연구관리처의 예산 지침은 환자당 비용에 포함되지 않을 수 있는 항목으로 광고비, 스크리닝 탈락, 중도 종료·탈락·추적 소실 대상자에 대한 안분 지급, 환불 불가 선지급 시작 비용, 스폰서가 조기 종료할 때의 종료 비용을 든다. 스크리닝 탈락 라인을 검증할 때는 이미 시작 비용이나 광고비로 지급된 부분이 탈락 수수료에 다시 들어가지 않았는지 확인한다.
국내 기관 계약 실무와 비교해 보면 원칙은 같다. 이화의대부속목동병원 임상시험센터가 공개한 계약서 주요 확인사항은 스크리닝 실패 비용(Screening fail cost)을 "필요 시 해당 연구비 산정 시 반드시 계약서에 명시"할 항목으로 두고, 예정되지 않은 방문 비용도 연구 특성에 따라 다르되 일정 부분 반드시 명시하라고 적는다. 같은 문서는 사전준비비용(Start-up cost)을 환급 불가로 명시하고 계약 후 30일 이내 선입금하도록 하며, 간접비를 총 연구비의 15%로 정한다. 단일 병원의 행정 안내이므로 국내 표준으로 일반화할 수는 없지만, 탈락 비용을 계약서에 명시하지 않으면 나중에 다툴 근거가 없다는 점은 국내외가 다르지 않다.
청구: 인보이스는 어떻게 발생하는가 — EDC 트리거와 마일스톤 인보이스
해외 임상에서 사이트로 돈이 나가는 경로는 크게 둘이다. ACRP 글에 따르면 환자 관련 비용은 EDC 기록에서 자동으로 지급이 트리거되는 경우가 많고, 지급 관리 시스템에 따라서는 계약상 마일스톤이 충족되면 자동 지급이 일어날 수 있다. 반면 방문과 무관한 과업이나 기타 이벤트는 사이트가 따로 청구해야 할 수 있어, 같은 글은 사이트에 이런 이벤트를 표시해 인보이스를 내는 장치를 만들라고 권한다. 스크리닝 탈락이 어느 경로로 지급되는지는 계약과 지급 시스템 설정에 따라 달라진다. 스폰서는 탈락이 EDC 자동 지급 대상인지 사이트 인보이스 대상인지부터 확인해야 하고, 두 경로에 모두 걸려 있다면 이중 지급 위험을 먼저 막아야 한다.
미국 캘리포니아대학교 샌프란시스코(UCSF) 감사관실 계약·연구비 회계팀이 2024년 12월 1일 공지한 고정가 임상시험 마일스톤 인보이스 절차는 기관 쪽 회계가 어떻게 돌아가는지 보여준다. 공지는 임상시험 마일스톤을 환자 등록, 사이트 활성화, 자료 제출, 시험대상자 방문 완료처럼 계약에 명시돼 지급을 일으키거나 진행을 나타내는 활동으로 정의한다. 기관이 만드는 마일스톤 인보이스는 방문 완료에 따라 계약 조건대로 번 수익을 원장에 기록하는 내부 문서이고 스폰서에게 보내지 않는다. 지급은 보통 스폰서나 CRO가 정해진 주기나 마일스톤 완료에 따라 자동으로 하며, 회계팀은 이 인보이스에 대해 추심하지 않고 지급 확인은 연구 부서가 맡는다. 즉 스폰서가 사이트로부터 인보이스를 받지 않는 지급 흐름도 있고, 이때 대사의 기준은 스폰서·CRO 쪽 지급 기록과 송금 명세(Remittance)가 된다.
청구 시점도 문제다. 뒤에서 자세히 볼 Clinical Trials Arena의 실무자 기고에서는 인보이스가 실제 시술보다 몇 달씩 늦게 들어오는 일이 잦았고, 마지막 인보이스는 시험 종료(클로저아웃) 후 거의 2년 만에 도착했다. 한편 CASRAI가 정리한 지급 마일스톤의 흔한 구성은 다음과 같다.
사이트 활성화 시 고정 지급: IRB 심사비, 문서 검토, EDC 교육·접속 설정처럼 등록과 무관하게 발생하는 시작 비용을 계약 체결이나 사이트 활성화 시점에 환불 불가 정액으로 지급한다. 스폰서는 일부를 첫 대상자 등록에 연동하자고 제안하기도 한다.
방문·시술 완료 지급: 각 방문이나 시술이 완료되고 기록되면 지급한다.
자료 마일스톤 지급: 증례기록서(CRF) 입력 완료, 쿼리 해소, 데이터베이스 잠금(DB lock)에 연동한다.
클로저아웃 최종 지급과 홀드백: 종료 시점에 최종 지급을 하며, 많은 스폰서 계약은 각 인보이스의 일정 비율을 종료·쿼리 해소·모니터링 확인 때까지 유보하는 홀드백을 둔다. 비율과 해제 조건은 협상 대상이다.
CASRAI는 사이트가 net-30, net-60, net-90 같은 지급 조건과 홀드백 규모를 협상하고, 지급 트리거를 서명된 방문 기록이나 잠긴 데이터 필드처럼 객관적이고 검증 가능한 사건에 걸어 두려 한다고 설명한다. 스폰서에게도 같은 조건이 유리하다. 트리거가 객관적이어야 대사가 가능하기 때문이다. ACRP 글이 인용한 2018년 SCRS(임상연구기관협회) 사이트 조사에서는 응답 사이트의 77%가 월별 지급을 원했지만 실제로 월별 지급 계약을 맺은 곳은 39%였다. 청구 주기가 길어질수록 한 번에 대사할 라인이 많아지고, 늦게 들어온 탈락 청구가 이미 지급된 건과 겹치는지 확인하기도 어려워진다. 현금 런웨이와 임상 마일스톤을 맞추는 문제는 해외 2·3상 현금 런웨이 마일스톤 맵에서 다뤘다.
검증: 스크리닝 수에서 인보이스 라인까지 잇는 대사 워크시트
월별 인보이스의 스크리닝 탈락 라인을 검증 없이 승인하면 오류가 그대로 지급된다. 임상운영팀과 재무팀은 매월 [예산 가정] → [사이트별 스크리닝·등록 카운트] → [과금 이벤트 증빙] → [인보이스 라인]을 대상자 단위로 되짚는 대사 워크시트를 운영해야 한다. ACRP 글이 사이트에 권하는 방식, 즉 과금 항목별로 완료를 입증할 데이터 포인트를 정리한 추적표를 CTMS 데이터와 송금 명세로 채우는 방식을 스폰서 쪽에서 거꾸로 적용한 것이다.
flowchart TD
A["1단계: 예산 기준선 확인 (등록 목표, 합의 탈락률, CTA 과금 조항)"] --> B["2단계: 사이트별 카운트 확인 (스크리닝 수, 탈락 수, 무작위배정 수)"]
B --> C["3단계: 과금 이벤트 증빙 대조 (동의서 서명일, 스크리닝 방문 기록, 적격성 판정)"]
C --> D{"조항과 증빙이 일치하고 한도 이내인가"}
D -- "예" --> E["4단계: 라인 승인 후 지급, 송금 명세 보관"]
D -- "아니오" --> F["지급 보류, 사이트와 CRO에 수정 인보이스 요청"]
F --> C워크시트의 기본 키는 대상자 식별번호다. 아래 표는 열 구성과 각 열의 증빙 출처, 점검 규칙을 정리한 것이다. 단가와 금액은 계약마다 다르므로 넣지 않았고, 각 칸은 예산 별첨과 EDC에서 가져온 값으로 채운다.
| 열 | 기록할 값 | 증빙 출처 | 점검 규칙 |
|---|---|---|---|
| 1. 사이트·대상자 식별번호 | 사이트 번호, 스크리닝 번호 | EDC 스크리닝 로그 | 한 대상자에 탈락 라인은 한 번만 인정한다. 재스크리닝을 별도로 인정하는지는 계약에서 확인한다. |
| 2. 동의일·탈락일 | 동의서 서명일, 탈락 판정일 | 서명된 동의서 또는 모니터링 확인 기록, EDC | 동의 전 활동은 과금하지 않는다. 탈락 판정일 이후 수행된 검사가 청구 대상인지 따로 확인한다. |
| 3. 탈락 사유 분류 | 적격성 미충족, 동의 철회, 스폰서 사정(등록 중단) 등 | EDC 탈락 사유 필드, 적격성 판정 기록 | CTA의 탈락 정의에 맞는 사유인지, 스폰서 사정 탈락에 별도 처리 조항이 있는지 본다. |
| 4. 수행된 절차 | 실제 수행한 검사·평가 목록 | EDC 방문 기록, 검사 결과지 | 실비 청구 구조라면 청구 항목이 수행 목록과 일치해야 한다. 미수행 항목 청구를 여기서 걸러낸다. |
| 5. 적용 조항·단가 | 예산 별첨의 항목과 단가, 또는 정액 수수료 조항 | CTA 예산 별첨 | 청구 단가가 별첨과 같은지, 같은 비용이 시작 비용·광고비 등으로 이미 지급되지 않았는지 확인한다. |
| 6. 누적 카운트와 한도 | 사이트별 누적 탈락 수와 누적 무작위배정 수 | EDC·CTMS 집계 | 비율 한도나 사전 승인 조건이 있으면 누적 비율로 판정한다. 예산 가정(등록 목표 × r ÷ (1 − r))과의 차이도 기록한다. |
| 7. 기지급 여부 | 이전 인보이스와 자동 지급 내역 | 지급 기록, 송금 명세 | 같은 대상자·같은 방문이 이전 인보이스나 EDC 자동 지급으로 이미 지급됐는지 확인한다. 이중 청구를 여기서 걸러낸다. |
| 8. 판정과 조치 | 승인, 수정 요청, 보류 | 대사 담당자 기록 | 보류 사유와 요청 일자를 남겨 사이트·CRO 회신과 연결한다. |
판정은 감이 아니라 규칙으로 한다. 예를 들어 계약에 "무작위배정 2명당 탈락 1명까지 사전 승인 없이 지급"이라는 비율 한도가 있는 사이트에서 누적 무작위배정이 3명이라면, 사전 승인 없이 지급할 수 있는 탈락은 1명까지다. 이 사이트에서 두 번째 탈락 라인이 들어오면 금액이 맞더라도 사전 승인 기록을 확인할 때까지 보류한다. 수행 항목 실비 구조에서 동의 철회로 스크리닝이 중단됐는데 예정됐던 영상 검사까지 청구됐다면, EDC 방문 기록에 그 검사가 없는 한 해당 항목을 빼고 다시 청구하도록 요청한다.
이런 워크시트가 있으면 오류가 발견됐을 때 감정적인 다툼 대신 기록을 근거로 수정 인보이스를 요청할 수 있다. 해외 파트너가 보낸 명세를 독립 증빙과 맞춰 보는 원리는 해외 로열티 환율 대사 가이드에서 다룬 로열티 대사와 같다.
오류 실태와 대응: 미수행 청구, 이중청구, 클로저아웃 후 청구
인보이스 오류가 얼마나 생기는지 보여주는 공개 자료는 드물다. 그나마 구체적인 것이 2018년 10월 Clinical Trials Arena에 실린 제프 넬슨(Jeff Nelson, 당시 Mateon Therapeutics 프로그램 관리 부사장)의 기고다. 그는 약 10개 사이트 규모의 소규모 공개(open-label) 2상 시험에서 인보이스 오류를 발견한 뒤, 그 시험의 모든 사이트 지급 내역을 직접 상세 감사했다. 인보이스 한 건에 담긴 라인 항목은 1개에서 150개까지였다.
감사 결과 라인 항목의 약 10%에서 오류가 나왔고, 금액으로는 청구 총액의 약 2%였다. 가장 흔한 오류는 수행하지 않은 시술이나 방문을 청구한 것이었고, 두 번째는 이중 청구였다. 인보이스는 시술보다 몇 달씩 늦게 들어오는 경우가 많았고, 마지막 인보이스는 시험 종료 후 거의 2년 만에 도착했다. 단일 실무자의 단일 시험 경험이므로 업계 평균 오류율로 쓸 수는 없지만, 라인 단위 대사가 왜 필요한지는 분명히 보여준다.
| 오류 유형 | 근거 | 지급에 미치는 영향 | 워크시트에서 잡는 방법 |
|---|---|---|---|
| 1. 미수행 시술·방문 청구 | Clinical Trials Arena 감사 사례에서 가장 흔한 오류 | 수행하지 않은 절차에 대한 지급 | 청구 항목을 EDC 방문 기록·검사 결과지와 대조한다(4열). |
| 2. 이중 청구 | 같은 사례에서 두 번째로 흔한 오류 | 같은 이벤트에 대한 중복 지급 | 대상자·방문 단위로 기지급 내역과 대조한다(7열). |
| 3. 지연 청구 | 같은 사례에서 몇 달 지연이 잦았고 마지막 인보이스는 종료 후 거의 2년 뒤 도착 | 예산 마감 뒤 예상하지 못한 지급 부담, 기지급분과의 중복 확인 곤란 | CTA에 최종 인보이스 제출 기한을 협상해 넣고, 종료 시점에 미청구 이벤트 목록을 사이트와 확정한다. |
| 4. 계약 정의·한도 불일치 | 감사 사례가 아니라 이 글이 제안하는 추가 점검 항목 | 탈락 정의 밖의 사유나 비율 한도 초과분 지급 | 탈락 사유 분류와 누적 비율을 점검한다(3열·6열). |
CRO가 지급을 대행할 때도 안심할 수는 없다. 넬슨은 다른 시험들에서 겪은 사례로, CRO가 이미 집행된 사이트 지급액을 크게 과소 추정해 시험 종료 정산 때 사이트 지급 총액의 약 10%가 추가로 청구된 경우와, 반대로 과대 추정해 약 15%를 스폰서가 돌려받은 경우를 들었다. 같은 기고는 계약 조건에 따라 EDC에 데이터가 입력되면 지급 후보가 자동 생성되는 시스템도 소개한다. 자동화가 되어 있더라도 스폰서는 CRO의 지급 추정만 믿지 말고, 사이트별 누적 지급액을 자체 워크시트와 주기적으로 맞춰 봐야 한다.
한국 스폰서 체크리스트: 통화·세금·선입금과 컴플라이언스 경계
국내 기관 계약 관행과 미국 학술기관 자료는 다루는 쟁점이 조금씩 다르다. 아래 표는 이 글의 출처에 나온 내용만으로 비교한 것이다. 국내 열은 이화의대부속목동병원 한 곳의 안내이고, 미국 열도 개별 기관 지침과 CASRAI 해설이므로 어느 쪽도 국가 표준이 아니다.
| 항목 | 국내 기관 예시(이화의대부속목동병원) | 미국 학술기관 자료 | 한국 스폰서 확인 포인트 |
|---|---|---|---|
| 스크리닝 탈락 비용 | 필요 시 연구비 산정 때 계약서에 반드시 명시 | 메릴랜드대 지침은 환자당 비용에 포함되지 않을 수 있는 항목으로 따로 열거하고, CASRAI는 별도의(통상 더 낮은) 정액 수수료로 설명 | 세 가지 구조 중 무엇인지, 탈락 정의, 요구 증빙, 한도를 예산 별첨에 적는다. |
| 시작 비용·선지급 | 사전준비비용은 환급 불가 명시, 계약 후 30일 이내 선입금. 선지급비용(Advanced cost)은 평균 연구비 총액의 10% 또는 환자 1명 발생 비용을 명시하고 30일 이내 선입금 | 메릴랜드대: 환불 불가 선지급 시작 비용. CASRAI: 계약 체결이나 사이트 활성화 시 고정 지급으로 협상되는 경우가 많음 | 선지급분이 이후 인보이스에서 어떻게 정산되는지 조항으로 확인한다. |
| 간접비 | 총 연구비의 15% | CASRAI: 산업 후원 시험에는 기관별 정액 요율을 쓰는 경우가 많고, 공개 사례는 대략 총직접비의 25~35%이며 적용 기준과 제외 항목은 기관마다 다름 | 요율과 적용 기준을 기관별로 확인하고, 한 기관의 요율을 다른 기관에 가정하지 않는다. |
| 예정 외 방문 | 연구 특성에 따라 다르되 일정 부분 반드시 명시 | CASRAI: 예정 외·안전성 방문은 첫 예산 초안에서 자주 과소계상되는 항목 | 인정 조건과 단가를 명시하고, 탈락 라인과 섞여 청구되지 않게 한다. |
| 세금·보험 청구 구분 | VAT는 총 연구비의 10% 별도. 해외 지사가 병원으로 직접 송금해 외환거래 서류가 발생하면 부가가치세법에 따라 영세율 적용 | 메릴랜드대: 스폰서가 지급하기로 한 항목은 환자나 보험자에게 청구할 수 없음. CASRAI: 예산과 Medicare 보장 분석이 라인 단위로 일치해야 함 | 국내 세무 처리는 세무 자문으로 확인하고, 미국 사이트에는 탈락 대상자의 스크리닝 검사 청구처가 보장 분석과 맞는지 확인한다. |
미국 사이트와 계약할 때 특히 주의할 지점은 Medicare 청구 구분이다. CASRAI의 예산 가이드는 같은 임상시험 비용을 스폰서와 Medicare 양쪽에 청구한 것이 실제 허위청구방지법(False Claims Act) 합의 사건들의 사실관계였다고 설명하며, 예산과 Medicare 보장 분석(Coverage Analysis)이 라인 단위로 일치해야 한다고 강조한다. UCSF 임상시험 활성화 사무국(OCTA)의 예산 안내도 산업 후원 시험에서는 확정된 보장 분석에서 "R(스폰서 청구)"로 지정된 항목을 먼저 식별하고, 이어 기타 연구 수수료 파악, 항목별 가격 결정, 간접비 적용 순서로 예산을 짜도록 안내한다. 메릴랜드대 지침은 시험이 CMS의 적격 임상시험(Qualifying Clinical Trial)인지에 따라 청구 규칙이 달라진다고 적는다. 탈락 대상자에게 수행된 스크리닝 검사도 이 구분에서 예외가 아니다.
지급 수준 자체에도 경계가 있다. CASRAI의 협상 가이드는 미국에서 연구자·사이트에 대한 지급이 의사 자기의뢰 금지법(Stark Law)과 반리베이트법(Anti-Kickback Statute)에서 비롯된 공정시장가치(FMV) 제약을 받으며, 실제 수행한 업무에 비해 과도한 지급은 환자 의뢰나 처방에 대한 유인으로 읽힐 수 있다고 설명한다. 탈락 수수료를 협상할 때도 시간·업무량이나 절차 비용에 기반한 산정 근거를 남겨 두는 편이 안전하다. 구체적인 법률 판단은 미국 의료 규제 전문 변호사의 검토가 필요하다.
국내 쪽에서는 세금계산서와 송금 구조를 확인한다. 이화의대부속목동병원 안내는 해외 지사가 직접 송금해 외환거래 서류가 발생하는 경우 영세율을 적용한다고 적고 있지만, 개별 거래에 영세율이 적용되는지는 계약 구조와 송금 주체에 따라 달라지므로 세무 자문으로 확인해야 한다. 반대로 한국 스폰서가 해외 사이트나 CRO에 송금할 때는 계약서, 인보이스, 대사 워크시트의 판정 기록을 한 묶음으로 보관해 두면 내부 감사나 거래 은행의 확인 요청에 같은 자료로 대응할 수 있다.
예산 기획: 단일 탈락률 대신 해당 치료영역 문헌의 범위로 기본·스트레스 시나리오를 만들고, r ÷ (1 − r)로 등록 1명당 예상 탈락 수를 환산해 출처와 함께 예산 별첨에 남긴다.
CTA 체결: 탈락 비용 구조(실비·정액·내재화), 탈락 정의, 요구 증빙, 비율 한도나 사전 승인 조건, 스폰서 사정 탈락의 처리, 최종 인보이스 제출 기한을 조항으로 확정한다.
월별 대사: 대상자 단위 워크시트로 동의일, 탈락 사유, 수행 절차, 적용 조항, 누적 비율, 기지급 여부를 확인하고, 불일치 라인은 보류한 뒤 수정을 요청한다.
CRO 관리: 탈락률 상승으로 변경견적이 오면 사이트별 탈락 사유 분포와 모니터링 기록을 먼저 확인해 스폰서 사정과 사이트·CRO 사정을 나눈다.
이 글은 해외 임상의 스크리닝 탈락 비용을 예측하고 통제하기 위한 실무 틀을 제공한다. 특정 계약 조항의 해석, 미국 Medicare·FMV 관련 법률 판단, 국내 부가가치세와 외환 처리는 각 관할의 법률·세무 전문가 검토를 거쳐야 한다.