임상시험 기관 종료: 데이터·시험약·필수문서의 마감

글로벌 다국가 임상 3상에 참여하는 한국 제약·바이오 기업의 임상운영(Clinical Operations) 및 품질보증(QA) 부서가 현장에서 먼저 갈리는 지점은 '시험 종료'라는 단어의 다의성에서 비롯됩니다. 임상시험 현장에서는 마지막 대상자의 마지막 관찰 방문(Last Patient Last Visit, LPLV 또는 Last Subject Out, LSO)이 끝나면 연구가 사실상 끝났다고 인식하기 쉽습니다. 그러나 규제기관과 감사인(Auditor)의 관점에서 기관 종료는 본격적인 데이터 검증과 규제 보존 시계가 가동되는 출발점에 불과합니다.

한국 의약품 임상시험 관리기준(KGCP, 의약품 등의 안전에 관한 규칙 [별표 4] 제9호가)은 임상시험을 종료하려면 모니터요원이 시험자와 의뢰자의 기본문서를 검토하고 보관 상태를 확인해야 한다고 명시합니다. 국제의약품규제조화위원회(ICH)의 ICH E6(R3) GCP 가이드라인 역시 원칙(Principles) 및 Annex 1의 3.11.4.5.2(j)에서 기관 종료 활동으로 필수기록 보존에 대한 명시적 합의와 시험약의 최종 수불 상태(반납, 폐기 또는 적절한 대체 처분)를 확인할 것을 요구합니다. 한국 스폰서가 해외 및 국내 기관을 닫을 때 반드시 통제해야 할 3대 마감 축과 관할별 보고 시계를 상세히 분석합니다.

기관 종료에서 닫는 세 가지 핵심 축

성공적인 임상시험 기관 종료는 세 가지 물리적·전자적 흐름이 일치하는 시점에 비로소 완결됩니다. 첫째는 기관 내 환자 의무기록과 전자증례기록서(eCRF) 사이의 질의가 0건으로 수렴하는 데이터 트랙(Data Track)입니다. 둘째는 공장에서 출하되어 기관에 입고된 시험약이 투여, 미사용 반납, 또는 승인된 처분 기록으로 설명되는 시험약 트랙(Drug Accountability Track)입니다. 셋째는 시험자 기본문서철(ISF)과 의뢰자 임상시험기본문서(TMF)가 대조 완료되어 법정 기간 동안 봉인되는 필수문서 트랙(Essential Records Track)입니다.

flowchart TD
    A["마지막 대상자 최종 방문 (LPLV / LSO)"] --> B["기관 종료 방문 (Site Close-out Visit)"]
    B --> C["데이터 트랙: eCRF 서명 및 질의 완결"]
    B --> D["시험약 트랙: 수불 대조 및 반납 또는 승인된 처분"]
    B --> E["필수문서 트랙: ISF/TMF 대조 및 보존 합의"]
    C --> F["데이터베이스 락 (Database Lock)"]
    D --> G["시험약 처분 기록 보존"]
    E --> H["보관책임자 인계"]
    F & G & H --> I["규제기관 보고 시계는 별도"]
    I --> J["한국: 종료보고 20일, 최종결과 1년, 실시상황 3월 말"]
    I --> K["EU: 종료 통보 15일, 결과 요약 1년"]
    I --> L["미국: 결과 1년 원칙, 상태 갱신 30일"]

이 세 가지 트랙은 상호 독립적으로 진행되지 않으며 서로 엄격한 인과관계를 맺고 있습니다. 예컨대 시험약 수불표 상의 미사용 약품 반납 일자와 수량이 환자의 eCRF 복약 준수율(Compliance) 기록과 일치하지 않는다면 데이터베이스 락(DB Lock)을 진행할 수 없습니다. 또한 기관의 시험책임자(PI)가 최종 데이터에 서명하지 않았거나 미해결 안전성 질의(Safety Query)가 남아 있다면 종료 모니터링 보고서(Site Close-out Monitoring Report)를 결재할 수 없습니다. 따라서 종료 방문은 현장 방문 자체보다 방문 이전의 사전 점검(Pre-closeout Reconciliation)에 훨씬 더 많은 공력이 투입되어야 합니다.

데이터는 질의 완결과 전자 서명 다음에 닫는다

기관 종료 방문의 전제조건은 데이터 입력의 완결성입니다. 방문 당일 현장에서 미입력된 eCRF를 작성하거나 원천데이터 검증(SDV/SDR)을 서두르는 것은 중대한 품질 결함을 초래합니다. 모니터요원(CRA)은 방문 2~4주 전 원격 검토를 통해 모든 대상자의 필수 방문 데이터가 입력되었는지, 검사 결과지(Lab Report) 및 이상반응(AE) 추적 결과가 반영되었는지를 확인해야 합니다.

미국 연방규정 21 CFR 312.64(c)는 시험자가 자신의 참여가 종료된 직후(shortly after) 의뢰자에게 충분한 최종 보고를 제공하도록 규정하고 있습니다. 일수는 조문에 없습니다. 21 CFR 312.62(b)의 증례기록(Case Histories)은 증례기록서와 뒷받침 자료이며, 조문 예시는 서명·일자가 있는 동의서와 진료기록(경과 기록, 병원 차트, 간호 기록)입니다. 모니터 방문 확인 서신은 이 예시 목록에 없습니다. 21 CFR 312.68은 시험자가 FDA 관계자의 요청에 따라 312.62 기록의 열람·복사·검증을 허용해야 한다는 열람 조항입니다. Form FDA 483은 실사 종료 시 관찰사항을 적은 양식이고 경고 서한(Warning Letter)이 아니며, 312.68 자체가 483을 발급하는 조항도 아닙니다. 구체적인 실사 대응 기준은 FDA BIMO 실사 대응 가이드에서 확인할 수 있습니다.

데이터 닫기 단계에서 스폰서 임상운영팀이 체크해야 할 세부 작업 순서는 다음과 같습니다:

• 미해결 질의(Open Queries) 전수 해결: 임상 데이터 검증 규칙(Data Validation Rules)에 의해 생성된 시스템 쿼리뿐 아니라, 메디컬 모니터(Medical Monitor)와 데이터 매니저(DM)가 수동으로 발행한 질의를 100% 종결 처리합니다.

• 중대한 이상사례(SAE) 데이터베이스 일치: 임상시험 데이터베이스(eCRF)에 기록된 SAE 항목과 스폰서의 안전성 데이터베이스(Safety Database/Argus 등)의 보고 내용(발현일, 심각성, 인과관계, 종결 상태)이 단 하나의 항목도 불일치하지 않도록 Reconciliation을 완료합니다.

• 시험책임자(PI) 최종 전자서명: 모든 질의가 해결되고 데이터가 확정되면 시험책임자가 각 증례기록에 대해 승인 서명을 완료해야 합니다. 서명 누락은 DB Lock을 지연시키는 대표적 병목입니다.

• 눈가림 해제(Unblinding) 코드 관리: 응급 상황에 대비해 기관 약제부나 시험자에게 제공되었던 응급 눈가림 해제 봉투(Code Break Envelope)나 전자 대화형 반응 시스템(IRT/IWRS)의 비상 해제 권한이 시험 기간 중 부적절하게 사용되지 않았음을 확인하고, 최종 봉인 상태를 회수하거나 동결합니다.

시험약은 반납 기록과 폐기 기록을 둘 다 남긴다

임상시험용 의약품(Investigational Medicinal Product, IMP) 수불은 종료 방문에서 데이터와 별도로 닫아야 하는 기록입니다. 실사 순서를 이 글이 단정하지는 않습니다. ICH E6(R3) 섹션 2.10.4 및 3.15.3은 시험자 및 의뢰자에게 시험약의 인수, 재고, 투여, 반납, 그리고 폐기 또는 적절한 대체 처분에 관한 상세 기록을 보존하도록 요구합니다. 이 기록에는 날짜, 수량, 배치(Batch) 및 일련번호(Serial Number), 사용기한, 고유 식별 코드가 명확히 포함되어야 합니다. 임상시험용 자재의 국가 간 운송 및 수출입 책임에 관한 실무는 임상시험용 자재 수출에서 DDP와 DAP 및 바이오 의약품 콜드체인 이탈 판정 가이드를 참고할 수 있습니다.

미국 연방규정 21 CFR 312.59는 미사용 시험약 처분에 대해 명확한 원칙을 세우고 있습니다. 의뢰자는 시험 참여가 종료된 각 시험자로부터 미사용 시험약 전량을 반드시 반납받아야 합니다. 다만, 해당 시험약의 대체 처분이 인체에 어떠한 위험도 초래하지 않는다고 판단되는 경우에 한하여 의뢰자가 현장 폐기 등 대체 처분을 공식 승인할 수 있습니다. 어떠한 경우에도 처분 기록은 21 CFR 312.57에 따라 제조번호, 일자, 수량과 함께 의뢰자가 영구 보관해야 합니다.

식약처 '2021 임상시험 관련 자주 묻는 질의응답(의약품)' Q15는 KGCP [별표 4] 제8호거목4)를 들어, 시험기관에서 반납받은 시험약을 폐기하고 반납·폐기 기록을 보관해야 한다고 봅니다. 질의응답 서문은 이 자료가 당시 식약처 입장이고 법적 구속력이 없으며 규정 개정에 따라 바뀔 수 있다고 밝힙니다. 폐기 전후 사진과 폐기업체 확인서는 실태조사 대비 권장이지, 조문이 정한 법정 서식은 아닙니다. 기록 없는 임의 폐기는 이 질의응답이 요구하는 반납·폐기 기록과 맞지 않습니다.

필수문서는 종료 모니터링 보고서로 목록을 닫는다

임상시험 기본문서(Essential Documents)는 시험의 전 과정과 수집된 데이터의 품질 및 신뢰성을 개별적·종합적으로 평가할 수 있게 해주는 핵심 증거입니다. 종료 방문에서 모니터요원은 시험기관의 시험자 기본문서철(ISF)과 스폰서의 TMF를 일대일로 대조하여 누락된 문서가 없는지 전수 검사를 수행합니다.

한국 KGCP [별표 4] 제7호자목6은 시험책임자가 임상시험 기본문서를 안전하게 보관해야 하며, 임상시험 결과보고서 작성이 완료된 후에는 이를 기관 내 공식 보관책임자에게 인계해야 한다고 규정합니다. 종료 방문 당일에는 연구 간호사나 시험책임자의 연구실 캐비닛에 보관되어 있던 문서들이 병원 내 공식 임상시험센터 문서보관실(Archiving Room)로 물리적·전자적으로 안전하게 이관될 준비가 끝났는지를 확인해야 합니다.

기관 종료 후 확정되는 필수문서 목록과 보관책임자는 명확히 분리되어야 합니다:

보존 기간은 시작점이 다르다

다국가 시험에서 보존 기산점과 기간을 한 날짜로 합치면, 관할마다 다른 시작점을 놓칩니다. 국내 3년만 보고 미국·EU 기록을 지우면 그 관할의 보존 조문과, 의뢰자가 더 이상 필요 없다고 서면 통지하기 전까지 보관하라는 계약·GCP 문언을 동시에 빗나갈 수 있습니다. 발생 빈도는 이 글에서 측정하지 않았습니다. 2017년 9월 15일 바이오스펙테이터 보도는 종료 후 결과 검토에서 위반이 지적되어 업무정지가 논의된 개별 과거 사례를 전할 뿐, 현재 처분 관행이나 발생률이 아닙니다.

첫째, 한국의 법정 보존 기준은 의약품 등의 안전에 관한 규칙 제30조제1항제12호에 규정되어 있습니다. 품목허가를 받기 위한 임상시험 자료는 품목허가일부터 3년, 그 밖의 임상시험(연구자 임상시험 등)은 시험 완료일부터 3년간 보존해야 합니다. 여기서 '완료일'의 의미에 대해 식약처 2021 질의응답 Q58은 KGCP [별표 4] 제7호파목에 따라 시험책임자가 결과 요약 자료를 첨부하여 심사위원회(IRB)에 완료 사실을 보고한 날로 볼 수 있다고 해석합니다. 그러나 이 질의응답은 법적 구속력이 없는 유권해석이며, 품목허가용 임상시험은 허가 취득 시점까지 수년이 소요될 수 있으므로 기관 종료일로부터 3년으로 계산해서는 안 됩니다.

둘째, 미국의 보존 규정은 시험자와 의뢰자의 기산점 자체가 서로 다릅니다. 미국 연방규정 21 CFR 312.62(c)에 따른 시험자(Investigator) 기록 보존 기간은 해당 적응증에 대한 신약 품목허가 승인일로부터 2년입니다. 만약 허가 신청이 접수되지 않았거나 승인되지 않은 경우에는 임상시험이 중단되고 FDA에 공식 통지된 날로부터 2년간 보존해야 합니다. 한편, 21 CFR 312.57(c)에 따른 의뢰자(Sponsor) 기록 보존 기간은 품목허가 승인일로부터 2년이며, 허가가 승인되지 않은 경우에는 연구용 약물의 임상 출하 및 배송이 공식적으로 중단되고 FDA에 통지된 때로부터 2년입니다. 즉, 미국 법령상 보존 시계는 결코 '기관 종료 방문일'이나 '환자 최종 관찰일'로부터 2년이 아닙니다.

셋째, EU 임상시험규정(Regulation (EU) No 536/2014, CTR) 제58조는 다른 EU 법령이 더 긴 기간을 요구하지 않는 한, 의뢰자와 시험자 모두에게 임상시험 종료 후 최소 25년(at least 25 years) 동안 TMF 내용을 보존하도록 합니다. 25년은 상한이 아닙니다. 대상자 의료기록은 회원국 법에 따릅니다. 제58조의 '시험 종료'는 통보일이 아니라, 규정 정의상 마지막 대상자의 마지막 방문 또는 계획서가 그 이후로 정한 시점입니다. EMA TMF 가이드라인은 이 보관과 전자 기록의 변경 추적을 운영 기준으로 설명하며, 규정 조문을 대체하지 않습니다.

넷째, 계약상 우선순위 원칙입니다. ICH E6(R3) 섹션 2.12.12 및 3.16.3(b)는 관할 규제 요건 기간과 의뢰자가 서면으로 '더 이상 문서 보존이 필요 없다'고 통지하는 시점 중 더 긴 쪽(whichever is longer)까지 필수기록을 보존하도록 합니다. 한국 KGCP [별표 4] 제8호 계약 합의(라)는 의뢰자가 더 이상 필요 없다고 문서로 통지하기 전까지 기본문서와 그 밖의 자료를 보관하도록 계약에 두게 합니다. 한국의 3년은 미국·EU 기록의 폐기일이 아니고, 계약 문언·법정 기간·한 병원의 보관 절차는 서로 다른 층입니다.

기관을 닫아도 의뢰자 보고 시계는 남는다

현장 모니터링 방문을 마치고 기관이 공식적으로 문을 닫더라도, 스폰서 본사의 임상·RA 부서 앞에는 엄격한 규제기관 법정 보고 시계들이 본격적으로 작동하기 시작합니다. 각 관할의 기한과 모집단을 한 시계로 합치면 보고 대상을 잘못 고릅니다. 이 글은 과태료나 처분 확률을 제시하지 않습니다.

대한민국 식약처 보고 체계는 세 가지 시계로 나뉩니다:

1. 종료보고(최종 시험대상자 관찰종료 보고): 규칙 제30조제1항제10호나 및 식약처 질의응답 Q75에 따라, 다국가 임상시험이라 하더라도 국내 최종 시험대상자 관찰종료일로부터 20일 이내에 식약처에 보고해야 합니다. 규칙 제10호나 본문은 '관찰 종료일부터 20일'이고, 다국가 시험에서 그 기준을 국내 최종 대상자로 읽는 것은 Q75의 해석입니다. 조기종료보고에 의약품 반납·폐기 계획을 넣어 신속히 제출하라는 서술은 Q9입니다. Q77은 계획 승인 후 2년 안에 최초 대상자를 선정하지 못한 경우 조기종료보고 뒤 종료보고를 진행하라는 별도 입장입니다.

2. 최종 결과보고: 규칙 제30조제1항제10호마 및 질의응답 Q9에 따라, 2019년 10월 26일 이후 승인된 시험은 국외 대상자를 포함한 최종 시험대상자 관찰종료일로부터 1년 이내에 최종 임상시험 결과보고서를 식약처에 제출해야 합니다. 즉, 국내 대상자 관찰이 먼저 끝났더라도 국외 대상자가 남아 있다면 국외 최종 관찰종료일이 1년 시계의 기산점이 됩니다.

3. 매년 정기 실시상황보고: 규칙 제30조제1항제10호다 및 제10호의2에 따라, 의뢰자와 임상시험실시기관의 장은 매년 해당 연도의 임상시험 진행 상황을 다음 해 3월 말까지 식약처장에게 전산 보고해야 합니다. 시험이 종료된 해에도 해당 연도 실시상황보고를 누락해서는 안 됩니다.

유럽연합 EU CTR 체계에서는 CTIS(Clinical Trials Information System) 포털을 통한 보고가 의무화되어 있습니다. EU CTR 제37조에 따라 의뢰자는 회원국별 시험 종료 사실을 해당 회원국 내 종료일로부터 15일 이내에 통보해야 합니다. 또한 모든 관련 회원국 및 한국·미국을 포함한 제3국(Third Countries)에서의 글로벌 시험 종료는 마지막 종료일로부터 15일 이내에 EU 포털에 공지해야 합니다. 나아가 제37조제4항에 따라 시험의 긍정적·부정적 결과와 무관하게 모든 관련 회원국 시험 종료일로부터 1년 이내에 임상시험 결과 요약본(Summary of Results)과 일반인을 위한 요약본(Summary for Laypersons)을 제출해야 합니다. 자세한 CTIS 운영 절차는 EU CTIS 임상시험 승인 신청 가이드를 참조할 수 있습니다.

미국의 경우 임상시험 등록 및 결과 공개에 관한 연방규정 42 CFR Part 11이 엄격히 적용됩니다. 42 CFR 11.44에 따르면 등록 대상 시험(Applicable Clinical Trial)의 결과 정보는 원칙적으로 Primary Completion Date(1차 유효성 평가변수 수집 완료일)로부터 1년 이내에 ClinicalTrials.gov에 제출해야 합니다. 일반적인 연구 종료일(Study Completion Date)보다 1차 평가변수 마감일이 훨씬 앞서므로 기산점을 혼동해서는 안 됩니다. 또한 42 CFR 11.64는 실제 Primary Completion Date 도달, Study Completion Date 도달, 그리고 모집 상태(Recruitment Status)의 종료 변경을 사건 발생일로부터 30일 이내에 의무적으로 업데이트하도록 규정하고 있습니다.

2026년 3월 30일 FDA는 결과 정보가 제출되지 않았거나 NLM 품질검토가 끝나지 않은 것으로 보이는 2,200명을 넘는 기업·연구자(등재 시험 3,000건 초과)에게 자발적 이행을 구하는 메시지를 보냈습니다. 보도자료(내용 기준일 2026-04-13)는 이후 위험 기반 조치로 Pre-Notice of Noncompliance 또는 Notice of Noncompliance를 보낼 수 있고, 추가 규제 조치를 검토하기 전의 단계라고 설명합니다. 민사 벌금이나 IND 제재를 그 메시지가 이미 부과한다고 읽으면 안 됩니다. 같은 보도는 결과 제출을 trial completion 후 1년으로 풀어 쓰지만, 42 CFR 11.44의 원칙 기한은 primary completion date 후 1년입니다. 11.44에는 허가 진행 증명에 따른 제출 지연, 이차 변수 부분 제출, good cause 연장도 있으므로 모든 등재 시험이 자동으로 1년 단일 기한은 아닙니다.

병원 보관 절차는 법정 기한과 따로 둔다

병원 문서보관은 법정 기한과 별도입니다. 가천대 길병원 임상시험센터가 게시한 절차는 의약품 등의 안전에 관한 규칙 제30조제1항제12호를 근거로 종료 과제 문서를 보관한다고 안내하고, 기본 무상 3년과 그 이후 추가 보관을 한 기관의 절차로 적습니다. 이 안내를 국내 다수 병원의 공통 규정으로 읽으면 안 됩니다.

여기서 주의할 점은, 이러한 병원별 '무상 3년 후 유료 연장' 방침이나 연간 보관료 체계는 개별 의료기관의 내부 운영 규정이자 시설 서비스 절차일 뿐, 법정 공통 수수료나 국가 규제 요건이 아니라는 사실입니다. 또한 병원 서식에서는 보관 기산일을 선택할 때 조기종료 승인일, 종료보고 승인일, 결과보고 승인일, 재심사 완료일, 품목허가 승인일 등 여러 기준 중 과제 특성에 맞추어 기재하도록 안내하고 있습니다.

따라서 스폰서는 개별 병원의 '3년 무상 보관 종료' 통보를 접했을 때 비용 절감을 위해 섣불리 '문서 폐기 동의서'에 날인해서는 안 됩니다. 해당 임상시험 데이터가 미국 FDA 신약 허가나 유럽 EMA 품목허가 신청에 사용될 자산이라면, 스폰서는 병원 CTC와 유료 연장 계약을 체결하거나 공인된 외부 문서보관 전문업체(Off-site Archiving Service)로 안전하게 이관하여 글로벌 보존 기간(EU 25년 등)을 충족시켜야 합니다. CRO 계약 체결 시 이러한 장기 보관 비용을 사전 반영하는 전략은 CRO 변경견적 및 예산 기준선 관리에서 검토할 수 있습니다.

종료 방문 전에 확인할 항목: 3단계 종합 체크리스트

임상시험 기관 종료의 성공을 보장하기 위해 스폰서 임상운영팀과 CRA, QA 부서가 단계별로 실행해야 하는 종합 체크리스트를 제시합니다. 모든 점검 항목은 명문화된 근거 조항과 함께 관리되어야 합니다.

결론: 기관 종료는 방문이 아니라 시계 관리다

임상시험 기관 종료는 임상개발 사이클의 끝이 아니라, 임상 허가 및 사업개발(BD) 자산화를 위한 데이터 보존 사이클의 시작입니다. 방문 일정 한 번을 소화했다고 해서 기관 관리가 끝났다고 안도하는 순간, 규제 보고 기한 도과와 보존 기록 멸실이라는 치명적인 규제 리스크가 발생합니다.

한국 바이오텍과 제약기업이 글로벌 기준에 부합하는 임상운영 경쟁력을 확보하기 위해 실천해야 할 핵심 제언은 세 가지입니다. 첫째, 임상시험 기본계약서(CTA) 체결 단계부터 ICH E6(R3)와 KGCP 별표 4에 부합하도록 '스폰서의 명시적 서면 통지 전까지 기관 임의 폐기 불가' 조항을 필수 명문화해야 합니다. 둘째, 국내 종료보고 20일, 최종결과보고 1년, EU CTR 15일, ClinicalTrials.gov 30일/1년 시계를 한눈에 관리하는 전사적 규제 마감 추적표(Global Regulatory Milestone Tracker)를 운영해야 합니다. 셋째, 시험약의 수불과 반납·폐기는 식약처 실태조사와 FDA BIMO 실사에 대비하여 증빙 사진과 전문 폐기업체 확인서를 완벽히 구비해야 합니다.

기관 종료 시점에 확립된 무결한 데이터와 완벽한 필수문서 보존 패키지는 향후 글로벌 라이선스 아웃(L/O) 실사(Due Diligence)와 규제기관 품목허가 승인의 가장 강력한 방패가 될 것입니다.